Wat is een offerte?

Een goede offerte maakt het verschil tussen een opdracht binnenhalen en een opdracht aan uw neus voorbij zien gaan. Daarom is het extra belangrijk om hier voldoende aandacht aan te besteden. Heeft u nooit eerder een offerte gemaakt, of laten uw huidige offerte-skills te wensen over? Met dit offerte stappenplan slaat u de plank nooit meer mis. Zelfs als het gaat om een online offerteaanvraag.

Wat is een offerte?

Een offerte is een uitgebreide prijsopgave. De potentiële klant wil weten wat uw dienst of product precies gaat kosten en hoe u de opdracht denkt te gaan uitvoeren. In de offerte kunt u dit benoemen. Maar met alleen een bedrag neerzetten en dan ‘vriendelijke groet’, komt u er niet. Een klant wil meer weten! Bijvoorbeeld hoe u aan het bedrag komt. Is het gebaseerd op uw uurtarief? Op materiaalkosten? Of kost het extra geld omdat het een spoedklus betreft?

Zelf een offerte opvragen? Bij ons kunt u de volgende branches vergelijken;

De offerte als visitekaartje

De lezer wil ook graag nader kennis maken met uw bedrijf. U haalt toch ook niet zomaar een vreemde in huis? De offerte is dus uw kans om meer van uzelf te laten zien. Zet uw beste beentje voor. Laat zien dat u de klant begrijpt. Dat u goed geluisterd hebt. U weet precies wat hij nodig heeft en u kunt daarvoor zorgen. Graag zelfs. Any time. Dát wil de klant horen.

Wat heeft u nodig om een goede offerte te maken?

Om een goede offerte te maken, heeft u zoveel mogelijk gegevens van de klant nodig. Wat is precies de bedoeling? Waar is de klant naar op zoek? Via het aanvraagformulier krijgt u al heel wat informatie binnen. Mist u nog gegevens, bel de klant dan altijd even op. Mailen kan natuurlijk ook, maar bellen is vaak sneller, en bovendien is dit een goede aanleiding om even persoonlijk contact te leggen met uw potentiele opdrachtgever.

Stappenplan voor een goede offerte

Als u alle gegevens heeft verzameld, kunt u aan de slag. Dit stappenplan helpt u om een goede (online) offerte te maken. Uiteraard kunt u alles aanpassen aan uw situatie.

Stap 1. De basics

In een goede offerte staan in ieder geval de volgende gegevens:

Contactgegevens van uw bedrijf, plus het bankrekeningnummer, btw-nummer en het nummer van de Kamer van Koophandel (net als op een factuur eigenlijk). Als u uw bedrijfslogo toe kunt voegen is dat natuurlijk nog beter.
De gegevens van de klant.
Datum van de offerte en een offertenummer.

Stap 2. De aanhef

Dit is het eerste stukje tekst dat de potentiele opdrachtgever leest. Grijp hem (of haar) dan ook meteen bij de lurven. Met een sterke openingszin valt uw offerte direct op.

Een klant die u nog nooit ontmoet hebt, spreekt u natuurlijk niet aan met ‘Hi Menno, ik heb een prijsopgave voor u’. Gewoon beginnen met ‘beste’ of ‘geachte’ is prima, net als de u-vorm. Maar afgezien daarvan kunt u nietszeggende zinnetjes als ‘naar aanleiding van’ best weglaten.

Voorbeeld: ‘Geachte heer de Vries, wat een indrukwekkende bedrijf is Van Helst Bloementransport. Ik kan me goed voorstellen dat u behoefte heeft aan een deskundige en ervaren boekhouder die alles weet over internationale transacties. Ik vertel u daarom graag wat wij voor u kunnen betekenen en welke kosten daaraan verbonden zijn.’

Dat komt toch lekkerder binnen dan ‘Geachte heer de Vries, naar aanleiding van uw aanvraag stuur ik u deze offerte.’ Gááp.

Stap 3. Beschrijving van de werkzaamheden

Nu u eenmaal de aandacht hebt, is het zaak om de vaart erin te houden. Beschrijf de vraag van de klant kort maar zo goed mogelijk. Laat daarnaast zien dat u u heeft ingeleefd in zijn situatie en dat u een oplossing paraat heeft. “Uw bedrijf is gevestigd op de Brink. De panden op dit industrieterrein hebben veel raampartijen. Daarom heb ik in het voorstel ook een stelpost voor glazenwassen opgenomen.” Met zo’n proactieve houding valt u op tussen de concurrenten!

Stap 4. De prijs

Een van de belangrijkste onderdelen van een goede offerte: wat gaat het kosten? Wees bij de uitwerking van dit stukje zo concreet mogelijk. Is het een uurprijs of een projectprijs? Rekent u extra reiskosten? Gaat het om een inschatting of om een definitieve prijs? Vermeld ook of het bedrag inclusief of exclusief btw is. Hoe duidelijker hoe beter.

Stap 5. Afsluiten

U bent er bijna! Voeg tenslotte nog de volgende gegevens toe:

De geldigheidsduur van de offerte. Tot wanneer geldt uw aanbod? Een week? Een maand?
Een verwijzing naar de algemene voorwaarden van uw bedrijf (stuur die mee of verwijs naar de webpagina waarop ze gepubliceerd staan).
Eventuele aanvullende informatie over uw bedrijf. U kunt natuurlijk ook een brochure of folder meesturen.
Reviews van andere klanten, of een verslag van een soortgelijke klus die u al eerder hebt gedaan.
Sluit af met de mededeling dat de klant altijd mag bellen of mailen als er nog vragen zijn (check: staan uw telefoonnummer/emailadres ergens? Zo niet, voeg toe!).

Stap 6: Het oog wil ook wat

Zo, uw offerte is klaar. Tenminste, qua tekst. Nu moet u er nog voor zorgen dat het er goed uitziet en leesbaar is. Werk bij voorkeur met kleinere alinea’s. Niets is zo ontmoedigend als grote lappen tekst; daar haakt een klant snel op af. Staat alles netjes uitgelijnd? Zijn de hoofdletters en punten in orde? Check vooral ook op taal- en spelfouten. ‘Hij verzorgd u boekhouding’ is voor veel mensen een afknapper. Geen ster in spellen? Laat iemand anders er dan even naar kijken of activeer de spelchecker van uw tekstverwerkingsprogramma.

Bekijk hier al onze artikelen over offertes.