Een begeleidend schrijven bij uw offerte is een goed middel om extra aandacht te geven aan zaken waar u in uw offerte geen tijd of ruimte voor hebt. Inspelen op de wensen van uw klant, terugkoppeling geven en aantonen dat u geluisterd heeft en waarom juist u de beste keuze bent voor deze opdracht. Maar wat zet u nou allemaal in een begeleidend schrijven?
Inhoudsopgave
- Wat zet u in een begeleidende offerte brief?
- Niet te veel over uzelf vertellen!
- Luister en koppel terug
- Afsluiter
Begeleidend schrijven, bijgesloten stuk, offerte brief, hoe u het ook wilt noemen het gaat in elk geval over hetzelfde onderwerp: een extra document dat u meestuurt waarin u het e.e.a. verwoord. In het geval van een offerte maakt u gebruik van een begeleidend schrijven om meer toelichting, uitleg of aanvulling te geven en uw offerte meer kracht bij te zetten.
Uw offerte is namelijk bedoeld voor precies dat: het offreren van dienst(en) en/of product(en). Het moet voor uw klant in één ogenblik duidelijk zijn wat zij van u kunnen verwachten. Wilt u dus extra tekst meesturen dan is een begeleidende offerte brief – of begeleidend schrijven als u het zo wilt noemen – een perfecte gelegenheid om dat te doen.
Wat zet u in een begeleidende offerte brief?
Het is aan u vrij om te bepalen wat u in uw offerte brief schrijft maar zie het als een verlengstuk van uw offerte. Net als op uw offerte vermeldt u een aantal kernzaken:
- N.a.w gegevens verzender en ontvanger
- Dagtekening van schrijven
- Introductie, samenvatting, afsluiting
- Kosten
- Vermelding van bijlage(n)
- Optioneel: vertel over de werkzaamheden die besproken zijn
Op uw offerte wilt u niet te veel zaken plaatsen die niet van toepassing zijn. Doordat u een extra document meestuurt heeft u meer “ademruimte” en houdt u de belangrijke dingen gescheiden van elkaar. Nu heeft u de mogelijkheid om (nogmaals) de klant te bedanken voor haar/zijn tijd, bepaalde zaken toe- of uit te lichten die in de offerte staan vermeld, aan te tonen dat u naar de wensen van uw klant hebt geluisterd en de koppeling kan maken waarom u dus de beste keuze bent.
Niet te veel over uzelf vertellen!
Val niet in de valkuil door alleen maar of juist te veel over uzelf te vertellen. Van nature willen mensen graag vertellen wie zij zijn en wat zij doen in het leven. Dat is niet erg, dat maakt het persoonlijk maar dat is in geval van een offerte niet geheel van belang. Natuurlijk kunt u iets over uzelf vertellen. Vertel wie u bent, wat u doet en hoe lang, maar houd het kort en bondig en koppel dit vooral aan wensen of eisen die uw klant heeft gesteld.
Bijvoorbeeld: “U gaf aan dat uw dakkapel een nodige opknapbeurt nodig heeft. Wij van Schilders dakkapel B.V. hebben 10 jaar ervaring met het schilderen van dakkapellen in alle vormen en maten. Uw dakkapel is bij ons in goede handen en ziet er weer uit als nieuw wanneer wij klaar zijn met de hele klus!”
Luister en koppel terug
Goede communicatie is het halve werk. Wanneer u goed luistert naar uw klant, de wensen en eisen goed in kaart brengt en vervolgens teruggekoppeld in uw begeleidend schrijven, dan scoort u punten. Hierdoor toont u begrip, u snapt wat de klant wilt en nodig heeft en dat de klant niet zomaar “de volgende klant in het rijtje” is.
Bijvoorbeeld: “Net als u stellen wij kwaliteit op prijs. U had twijfels of het werk te herstellen is. Om hier zeker van te zijn komen wij graag bij u langs voor een kennismakingsgesprek.“
Afsluiter
Tot slot is een vriendelijke afsluiter altijd fijn. Dit is ook een mooi moment om uw contactgegevens nog een keer te delen en een nieuw contactmoment voor te leggen. Heeft u bijvoorbeeld nog niets gehoord van uw klant binnen een aantal dagen, geef dan aan dat u zelf nog een keer een e-mail stuurt of belt.
Bijvoorbeeld: “Heeft u nog vragen? Bel mij op: 06-12345678 of stuur een e-mail naar email@bedrijf.nl. Mocht ik niets van u vernemen binnen een paar dagen dan bel ik u volgende week terug. Bedankt en tot snel!”
Voorbeeld 1 – begeleidende brief
Voorbeeld 2 begeleidende brief (informeel)
Voorbeeld 3 begeleidende brief (formeel)
