De beste manier om een offerte op te volgen is om de klant te bellen. Toch zijn er ook redenen waarom u ervoor kan kiezen om een offerte via de mail op te volgen. In dit artikel geven we tips en voorbeeldscript over hoe u uw verstuurde offertes het best kan opvolgen.
Inhoudsopgave
- Tips om zo effectief mogelijk uw offertes op te volgen
- Hoe kunt u het best offertes na mailen?
- Offerte telefonisch opvolgen
Tips om zo effectief mogelijk uw offertes op te volgen
- Stel voor het sturen van de offerte de belangrijkste vragen. Hierdoor weet u zeker dat uw offerte alle nodige informatie bevat en kunt u bij het nabellen meteen ter zake komen.
- Maak tijdens het kennismakingsgesprek al een vervolgafspraak. Zo is de kans groter dat uw klant tegen de tijd dat u belt al naar de offerte heeft gekeken.
- Bereidt u altijd goed voor. Maak een lijst met vragen die u aan uw klant kunt stellen.
- Zorg ervoor dat u op een goed moment van de dag belt! Bel nooit rond lunchtijd of te laat op de dag. U wilt immers dat de klant even de tijd voor u neemt.
- Vraag altijd of de klant nog vragen heeft of extra informatie nodig heeft! Probeer altijd alle onduidelijkheden op te helderen zodat uw klant zo goed mogelijk een keuze kan maken.
- Klanten waarderen het als u met ze meedenkt! Laat dit zien door uw ideeën met uw klant te delen.
- Zeg geen slechte dingen over uw concurrenten! Een betere aanpak is om uw sterke punten te benadrukken. Hiermee benadrukt u ook indirect de zwakke punten van uw concurrenten.
- Blijf regelmatig contact houden met de klant. Stuur maximaal 1 keer per maand extra informatie zoals kopieën van artikelen, gebruikerservaringen van andere klanten of nieuwe ontwikkelingen naar de klant.
Hoe kunt u het best offertes na mailen?
Hoewel wij aanraden om offertes telefonisch op te volgen kan er een reden zijn om dit via de mail te doen. Als u uw klant telefonisch niet te pakken krijgt is er altijd nog de optie om hem te mailen. Ook kan het zijn dat een klant zelf aangeeft liever gemaild te worden. Bij het opvolgen van offertes via e-mailis is het wel belangrijk om te weten dat dit een minder effectieve manier van offertes opvolgen is dan bellen. Stuur dus alleen een e-mail als laatste redmiddel. E-mails zijn namelijk makkelijk te negeren.
Zorg er voor dat uw e-mail niet te lang is en alleen de belangrijkste punten bevat. In de e-mail, stelt u de vraag of er onzekerheden zijn en of de klant extra informatie nodig heeft om een besluit te nemen.
Om uw e-mail nog beter te maken, kunt u behulpzame informatie zoals brochures over de producten uit uw offerte en details over levertermijnen er aan toevoegen.
Voorbeeld van een belscript voor het opvolgen van een offerte
Bij het opvolgen is het belangrijk om te peilen welke twijfel er nog speelt bij de potentiële klant. Door deze twijfel weg te nemen maakt u grote kans op het binnenhalen van de potentiële klant
Voorbeeld:
U: Hi (naam). Ik heb u een offerte verstuurd voor het laten aanleggen van een waterpomp. Omdat ik niks meer van u heb vernomen vroeg ik mij af of u al een beslissing hebt genomen.
Klant: Ja, ik heb nu tijd.
U: Wat vond u van onze offerte?
Klant: De offerte zag er op het eerste gezicht goed uit, maar heb nog geen beslissing genomen.
U: Bent u ook met andere partijen in gesprek?
Klant: Ja.
U: Hoe staan onze kansen voor het krijgen van de opdracht?
Klant: Goed, maar ik wil mij nog even goed oriënteren.
U: Waar twijfelt u het meest aan bij onze offerte?
Klant: Ik vond de kostenspecificatie niet heel duidelijk.
U: Ik stuur u meteen na dit gesprek een duidelijkere uiteenzetting van de kosten.
Klant: Fijn.
U: Zijn er verder nog onduidelijkheden?
Klant: Nee, verder is alles duidelijk.
U: Dan ontvangt u zo meteen een mail van mij en dan hoor ik het als u een besluit heeft genomen. Fijne dag nog!
Klant: Hetzelfde. (Einde gesprek)
Offerte telefonisch opvolgen
Een offerte opvolgen via de telefoon is de meest efficiente manier. Via deze weg, kunt u uw klant sneller bereiken dan via e-mail. Bovendien weet u dan zeker dat u uw klant heeft bereikt. Een telefoongesprek met uw klant geeft u de kans om te bevestigen dat uw offerte goed is ontvangen. Als dit het geval is, kunt u uw offerte toelichten. Verder kunt u direct op uw klant en zijn vragen reageren.
Zo kunt u ook alle twijfels die uw klant misschien heeft bij hem wegnemen. Door een offerte na te bellen, weet u meteen welke mening uw klant over uw offerte heeft. Het is ook een mogelijkheid om nogmaals te benadrukken wat u de klant kunt bieden. Als u een offerte nabelt is de kans veel groter dat het in een verkoop gaat resulteren.
Voorbeeld van een mailscript voor het nabellen van een offerte
Als u niet zo goed weet wat er precies in een vervolg e-mail moet staan, kunt u het voorbeeld hieronder gebruiken. Wij raden aan om binnen een week na het versturen van de offerte, een vervolg e-mail te sturen als u de potentiële klant in die tijd niet telefonisch heeft kunnen bereiken.
Voorbeeld:
Onderwerp: [Product] offerte voor [klant]
Geachte [naam van klant],
Ik wilde even opvolgen omdat ik niks meer van u heb gehoord sinds ik vorige week een offerte heb gestuurd.
Als u meer wilt weten over [product], bekijk dan deze [content]!
Laat het me weten als u nog vragen heeft, ik help u graag verder.
Met vriendelijk groet [Uw naam]
